Znanje firme retko nedostaje. Češće je razbacano po folderima, mejlovima i tabelama koje zna po jedna osoba.
Klasična pretraga po imenu fajla tu ne pomaže. Ona nađe dokument samo ako se setite kako se zove i gde stoji.
AI pretraga radi obrnuto: pitate šta vas zanima, a ne gde se nalazi. Ovako se to postavlja i, što je važnije, zaštiti.
Šta tačno pretražuje
Ne pretražuje internet. Pretražuje ono što ste vi povezali, i to u formatima u kojima dokumenti već postoje.
- Dokumenti: PDF, Word i TXT fajlovi, uz prikaz izvora informacije.
- Interno znanje: samo sadržaj koji je firma odobrila, ne sve što se zatekne na disku.
- Tabele: podaci u Excel fajlovima, uz objašnjenje kako je rezultat dobijen.
- Nacrti: priprema ponuda, izveštaja i poslovnih dopisa na osnovu tih izvora.
Razlika u odnosu na pretragu po imenu fajla je u tome što odgovor dolazi iz sadržaja dokumenta, a ne iz njegovog naslova.
Znanje se deli po oblastima, ne po agentima
Dokumenta se organizuju u kolekcije koje prate delove poslovanja: ugovori, finansije, interne procedure, poslovne ponude, prodaja, korisnička podrška, HR, zalihe.
Ovo nisu posebni asistenti. Sve oblasti pripadaju jednom asistentu, a podela služi tome da pretraga bude preciznija i da se pristup može ograničiti.
Deset odvojenih alata za deset oblasti znači deset mesta za održavanje. Jedan asistent sa deset kolekcija znači jedno.
Pristup se ograničava po korisniku i kolekciji
Podaci svake firme su odvojeni. Unutar firme se pristup definiše po korisniku i kolekciji, pa asistent ne postaje rupa kroz koju se vidi ono što se inače ne vidi.
- Prodaja pretražuje ponude i cenovnik, ne ugovore o radu.
- HR pretražuje kadrovsku dokumentaciju, ne finansijske izveštaje.
- Odgovor nikada ne sadrži sadržaj iz kolekcije kojoj korisnik nema pristup.
Ovo je najčešće pitanje pri uvođenju i postavlja se s pravom. Asistent koji ignoriše postojeća prava pristupa pravi problem umesto da ga rešava.
Svaki odgovor nosi izvor
Uz svaki odgovor stoji dokument iz kog je izvučen. To je razlika između alata kome se veruje i alata koji se proverava dvaput, pa se od njega odustane.
Ako nema dovoljno podataka, asistent to jasno kaže umesto da popuni prazninu. Odgovor "ovo nije pokriveno dostupnom dokumentacijom" je tačan i koristan.
Alat koji nikada ne kaže "ne znam" ne znači da uvek zna. Znači da ne razlikuje.
Kako se priprema dokumentacija pre uvođenja
Najveći deo posla nije tehnički. On je u tome da se odluči šta ulazi unutra.
- 01Popis dokumenata koji se stvarno koriste, odvojen od onoga što je ostalo u folderima.
- 02Uklanjanje zastarelih verzija, jer asistent ne zna koja je važeća ako mu to niko ne kaže.
- 03Podela na kolekcije i dodela prava pristupa po ulogama.
- 04Probni period sa realnim pitanjima, koji pokaže gde dokumentacija nedostaje.
Poslednji korak najčešće otkrije da nekoliko važnih procedura postoji samo usmeno. To je nalaz koji se isplati i nezavisno od AI-ja.
Česta pitanja
Skenirani dokument bez tekstualnog sloja se prvo mora prepoznati kroz OCR. To se radi u pripremi, pre nego što dokument uđe u kolekciju.
Nova verzija zamenjuje staru u kolekciji, a stara se uklanja da ne bi bila izvor zastarelog odgovora. Zbog toga se u pripremi definiše ko je vlasnik svake kolekcije.
Radi i sa Excel fajlovima. Pored pronađenog podatka objašnjava i kako je do rezultata došao, pa se brojka može proveriti.
Tehnički deo je brz. Rok najviše zavisi od pripreme dokumentacije: koliko brzo se odluči šta ulazi, šta se izbacuje i ko šta sme da vidi.
AI Asistent za dokumente
Pretraga ugovora, procedura i tabela sa navedenim izvorom i pravima pristupa po ulozi.
Pročitajte i ovo
- AI asistentiPrivatni AI asistent za firme: kako radi u četiri korakaPostavite pitanje glasom ili tekstom, asistent nađe odgovor u dokumentima firme i pokaže izvor, pripremi zadatak i sačeka vašu potvrdu.2 min čitanja
- AI i automatizacijaAI automatizacija poslovnih procesa: kako da uklonite ručni rad bez rizikaKako povezujemo CRM, email, dokumente i poslovne sisteme u AI workflow koji uklanja prepisivanje podataka, a važne odluke ostavlja vama.4 min čitanja